İlahiyat Fakültesi
Hizmet Akış Şeması

DİCLE ÜNİVERSİTESİ İLAHİYAT FAKÜLTESİ DEKANLIĞI

 

İŞLEM AKIŞ ŞEMASI

FAKÜLTE ORGANLARI VE GÖREVLERİ

 

DEKAN

Fakültenin ve birimlerinin temsilcisi olan Dekan, Rektörün önerisiyle Yükseköğretim Kurulunca üç yıl süre ile atanır.

Dekan kendisine çalışmalarında yardımcı olmak üzere Fakültenin aylıklı öğretim üyeleri arasından en çok iki kişiyi üç yıl için Dekan Yardımcısı olarak seçer.

Dekanın görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:

1. Fakülte kurullarına başkanlık etmek, Fakülte Kurullarının kararlarını uygulamak ve Fakülte birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak,

2. Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde Fakültenin genel durumu ve işleyişi hakkında Rektöre rapor vermek,

3. Fakültenin ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte Rektörlüğe bildirmek, fakülte bütçesi ile ilgili öneriyi Fakülte Yönetim kurulunun da görüşünü aldıktan sonra Rektörlüğe sunmak,

4. Fakültenin birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak.

5. Bu kanun ile kendisine verilen diğer görevleri yapmaktır.

Fakültenin ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında ve geliştirilmesinde gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasında, öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasında, eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayım faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesinde, bütün faaliyetlerin, gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında rektöre karşı birinci derecede sorumludur.

 

FAKÜLTE KURULU

Fakülte Kurulu, Dekanın başkanlığında Fakülteye bağlı Bölümlerin Başkanları ile varsa fakülteye bağlı Enstitü ve Yüksekokul Müdürlerinden ve üç yıl için Fakültedeki Profesörlerin kendi aralarından seçecekleri üç, doçentlerin kendi aralarından seçecekleri iki, yardımcı doçentlerin kendi aralarından seçecekleri bir öğretim üyesinden oluşur.

Fakülte Kurulu normal olarak her yarıyıl başında ve sonunda toplanır. Dekan gerekli gördüğü hallerde Fakülte Kurulunu toplantıya çağırır.

Fakülte kurulu akademik bir organ olup aşağıdaki görevleri yapar;

1. Fakültenin eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayım faaliyetleri ve faaliyetlerle ilgili esasları, plan, program ve eğitim-öğretim takvimini kararlaştırmak,

2. Fakülte Yönetim Kuruluna üye seçmek

3. Bu kanunla verilen diğer görevleri yapmaktır.

 

FAKÜLTE YÖNETİM KURULU

Fakülte Yönetim Kurulu, Dekanın Başkanlığında Fakülte Kurulunun üç yıl için seçeceği üç profesör, iki doçent ve bir yardımcı doçentten oluşur.

Fakülte Yönetim Kurulu Dekanın çağrısı üzerine toplanır.

Yönetim Kurulu gerekli gördüğü hallerde geçici çalışma grupları eğitim-öğretim koordinatörlükleri kurabilir ve bunların görevlerini düzenler.

Fakülte Yönetim Kurulu, idari faaliyetlerde Dekana yardımcı bir organ olup aşağıdaki görevleri yapar.

1. Fakülte kurulunun kararları ile tespit ettiği esasların uygulanmasında Dekana yardım etmek.

2. Fakültenin eğitim-öğretim, plan ve programları ile takviminin uygulanmasını sağlamak,

3. Fakültenin yatırım, program ve bütçe tasarısını hazırlamak,

4. Dekanın Fakülte Yönetimi ile ilgili getireceği bütün işlerde karar almak,

5. Öğrencilerin kabulü, ders intibakları ve çıkarılmaları ile eğitim-öğretim ve sınavlarına ait işlemleri hakkında karar vermek,

6. Bu kanunla verilen diğer görevleri yapmaktır.

 

FAKÜLTE DİSİPLİN KURULU

Soruşturma, yetkiler ve cezalar:

a. Yükseköğretim kurumları içinde veya dışında yükseköğretim öğrenciliği sıfatına, onur ve şerefine aykırı harekette bulunan, öğrenme ve öğretme hürriyetini, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak kısıtlayan, kurumların sükûn, huzur ve çalışma düzenini bozan, boykot, işgal ve engelleme gibi eylemlere katılan, bunları teşvik ve tahrik eden, yükseköğretim mensuplarının şeref ve haysiyetine veya şahıslarına tecavüz eden veya saygı dışı davranışlarda bulunan ve anarşik veya ideolojik olaylara katılan veya bu olayları tahrik ve teşvik eden öğrencilere; eylem başka bir suçu oluştursa bile ayrıca uyarma, kınama, bir haftadan bir aya kadar veya bir veya iki yarıyıl için kurumdan uzaklaştırma veya yükseköğretim kurumundan çıkarma cezaları verilir.

b. Bir fakülte, enstitü veya yüksekokulun içinde veya dışında öğrencilerin işlemiş oldukları disiplin suçlarından dolayı soruşturma yapmaya ve doğrudan gerekli cezayı vermeye veya disiplin kuruluna sevk etmeye ilgili fakülte dekanı, enstitü veya yüksekokul müdürü yetkilidir.

c. Disiplin soruşturmasına, olay öğrenilince derhal başlanılır ve soruşturma en geç on beş gün içinde sonuçlandırılır.

d. Hakkında kovuşturma yapılan öğrenciye sözlü veya yazılı savunma hakkı verilir. Tanınan süre içinde savunma yapmayan öğrenci bu hakkından vazgeçmiş sayılır.

e. Disiplin cezaları, ilgili öğrenciye yazı ile bildirilir. Durum, öğrenciye burs veya kredi veren kuruluşa ve Yükseköğretim Kuruluna duyurulur. Yükseköğretim kurumundan çıkarma kararlarına karşı on beş gün içinde üniversite yönetim kuruluna itiraz edilebilir. Cezalar öğrencinin dosyasına ve siciline işlenir.

f. Bu maddeye göre yapılacak işlemler sırasında gerekirse öğrenciye, bağlı bulunduğu öğretim kuruluşunda, ilan yoluyla tebligat yapılabilir.

g. Yükseköğretim kurumundan çıkarma kararı bütün yükseköğretim kurumlarına, Yükseköğretim Kurulu, emniyet makamları ve ilgili askerlik şubelerine bildirilir. Yükseköğretim kurumundan çıkarma cezası verilen öğrenciler, bir daha herhangi başka bir yükseköğretim kurumuna alınamazlar.

 

DEKAN YARDIMCILARI

- Fakülte değerlendirme ve kalite geliştirme birimi

- Fakülte değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmaları için standartların belirlenmesini sağlamak ve çalışmalarını yürütmek.

- Değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmalarının yıllık raporlarını hazırlamak ve Dekanlığa sunmak.

- Fakültenin öz değerlendirme raporunu hazırlamak.

- Fakültenin stratejik planını hazırlamak

- Belirlenen standartların kalitesinin geliştirilmesini sağlamak

- Gerektiğinde Öğretim elemanlarına “Öğretim Süreci Değerlendirme Anketlerinin” uygulanmasını sağlamak.

- Öğrencilerin Fakülteyi değerlendirme anketlerini hazırlamak ve uygulanmasını sağlamak.

- Öğrenci konseyi ve temsilciliği için gerekli olan seçimleri yapmak.

- Her eğitim-öğretim yılı sonunda yapılacak olan Akademik Genel Kurul sunularını hazırlamak.

- Fakültede öğretim elemanları tarafından yürütülen projeleri takip etmek

- Fakülte kütüphanesinin zenginleştirilmesini ve düzenli bir biçimde hizmet sunmasını sağlamak

- Ders ücret formlarının düzenlenmesi konusunda öğretim elemanlarını bilgilendirmek ve zamanında teslimi için takip etmek.

- Tören ve anma günleri ile diğer sosyal etkinliklerin programlarının hazırlanması, hazırlıklar yapılması, gerçekleştirilmesi ve izlenmesini sağlamak.

- Fakültenin düzenleyeceği bilimsel toplantılar, sempozyumlar, kongreler için gerekli işlemlerin yapılmasını sağlamak ve takip etmek.

- Yıllık çalışma planının hazırlanması, Fakültenin öğretim kapasitesinin saptanması, bölümlerin yardımı ile ders dağıtım programını tasarlamak.

- Bölüm başkanlıklarının hazırladıkları eğitim ve öğretim planı ile programları ile uygulamalarını incelenmek ve izlemek.

- Fakültemizdeki programların akredite edilmesi için gerekli çalışmaları yapmak.

- Fakültemizdeki programların akredite edilmesi için gelebilecek Akreditasyon ziyaret ekibinin programını hazırlamak ve yürütmek.

- Eğitim-öğretim ve araştırmalarla ilgili politikalar ve stratejiler geliştirmek.

- Fakültemizde yapılacak olan özel sınavlarının kılavuzlarının hazırlanması ve görevlilerin tespitini Fakülte Sekreteri ile birlikte tespit etmek.

- Ders programlarını hazırlamak

- Projeksiyon sınıflarının ders programlarını hazırlamak

- Derslik kapı programlarının hazırlanmasını sağlamak

- Öğretim elemanlarının derslerini düzenli olarak yapmalarını sağlamak

- ÖSYM’nin düzenlediği listeye göre Fakültenin bölümlerinde okumaya hak kazanan öğrencilerin kayıtlarının yapılması, öğrenci dosyalarının düzenlenmesi ve bilgisayara kaydedilmesini sağlamak.

- Öğrenci devamının izlenmesi, öğrencilerin nakil ve kayıt silme işlemlerinin yapılması, belgelerin düzenlenmesi ve kaydedilmesini sağlamak.

- Fakültede Rehberlik ve Psikolojik Danışma servisinin çalışma programının izlenmesi,

- Kütüphaneden öğrencilerin ve personelin yararlanması için gerekli gazete, dergi, kitap alınması, düzenlenmesi ve denetimini yapmak.

- Sınıf danışmanlıkları oluşturulması, öğrencilerin durumlarının belirlenmesi, kredi, burs sağlanmaları konularında çalışmalarda bulunmak

- Çalışma planının ve programın gerektirdiği öğretim araçlarının sağlanması, kullanılabilir halde bulundurulmasını sağlamak.

- Öğrenci topluluklarının kurulması, yönergelerinin hazırlanması ve etkinlik göstermesinde gerekli işlemlerin yapılmasını sağlamak

- Öğrencilere yönelik sunulacak sosyal ve kültürel etkinliklerin düzenlenmesi, sağlık, rehberlik ve psikolojik danışmanlık hizmetlerinin sunumunda ortaya çıkabilecek sorunları gidermek.

- Öğrenci istatistiklerinin tutulmasını sağlamak

- Öğrenci disiplin hizmetleri ile ilgili işlemleri yapmak.

- Dönem içi, dönem sonu, mazeret, ek sınavlar ve ders geçme ile ilgili işlemlerin yapılması, kayıtların tutulmasını yaptırmak.

- Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Dekana karşı sorumludur.

- Dekanın görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yapmak.

- Dekan olmadığı zamanlarda Dekanlığa vekâlet etmek

BÖLÜMLER

Bölüm; bölüm başkanı tarafından yönetilir. Bölüm Başkanı; Bölümün aylıklı profesörleri, bulunmadığı takdirde, doçentleri, doçent de bulunmadığı takdirde yardımcı doçentler arasından fakültelerde dekanın önerisi üzerine Rektörce üç yıl için atanır.

Bölüm Başkanı, bölümün her düzeyde eğitim-öğretim ve araştırmalarından ve bölüme ait her türlü faaliyetin düzenli ve verimli bir şekilde yürütülmesinden sorumludur.

 

BÖLÜM BAŞKANININ GÖREV VE YETKİLERİ:

2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 21. maddesinin gereğini yapar.

Ders görevlendirmeleri ön hazırlığı ile ders ve sınav programlarını hazırlar ve dekana arz eder; gerektiğinde Fakülte Yönetim Kurulu’na görüş bildirir.

Yarıyıl içi ve yarıyıl sonu sınavlarının yürütülmesini ve düzenini sağlar.

Dekan tarafından görevlendirildiğinde başkanlığını yaptığı bölüme alınacak akademik personelin sınav jürisinde bulunur.

Yatay geçişle gelen öğrencinin intibakı için ilgili komisyona başkanlık eder.

Öğretim elemanlarının çalışma saatlerine uymasını ve mesai devamlılığını takip eder; aksama durumunda gerekli işlemler için çözüm üreterek dekanlık makamını bilgilendirir.

Program danışmanlıkları için görüş oluşturarak Dekana arz eder.

Öğretim elemanlarının faaliyet raporlarını takip eder; görev süresi uzatmalarında yönetim kuruluna görüş bildirir.

Ek ders ücreti ödemelerine esas F1 formlarının, ders içeriklerinin ve öğrenci devam takip listelerinin zamanında derlenmesi ve değerlendirilmesini sağlar.

Danışmanların düzenli bir şekilde Ders Kayıtlarının Yapılması ile ilgili işlemleri takip eder.

Dekanın vereceği diğer görevleri yapar.

FAKÜLTE SEKRETERİ

2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 51/ b, 51/c maddelerinin gereğini yapmak

Fakültedeki idari birimlerin mevzuata uygun ve düzen içinde çalışmasını sağlamak

Kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yürütmek

Eğitim Öğretim Başlamadan alınacak öğrenci sayılarını bildirmek ( kesin kayıt, yatay geçiş kontenjan)

Eğitim Öğretim Başlamadan Lisans Programı ders değişikliğini bildirmek

Eğitim Öğretim Başlamadan ders görevlendirmelerini belirlemek

Kesin Kayıt hazırlıklarını takip etmek

Kesin kayıt işlemlerinin yürütülmesini sağlamak gerekli olan evrakların takibini yapmak

Burs ihtiyacı olan öğrencileri belirlemek, öğrenci için her türlü yardım imkanlarını araştırmak

Ders muafiyetlerini incelemek gereği için dekana sunmak

Stratejik Planı hazırlar

Her yıl Faaliyet Raporunu hazırlar

Akademik Genel Kurul, Fakülte Kurulu ve Fakülte Yönetim Kurulu gündemini Dekanın talimatları doğrultusunda hazırlar ve ilgililere duyurur.

Akademik Genel Kurul, Fakülte Kurulu ve Fakülte Yönetim Kurulu karar ve tutanaklarını yazar.

Fakülte Disiplin Kurulu Kararlarını ilgililere iletir ve uygulanmasını sağlar.

Fakülte bina ve tesislerinin kullanılabilir durumda tutulmasını sağlar; gerekli bakım ve onarım işlerini takip eder; ısınma, aydınlatma, temizlik vb hizmetlerin yürütülmesini sağlar.

Eğitim ve öğretim faaliyetleri ile yönetim görevlerinde kullanılan makine ve teçhizatın, hizmet araçlarının periyodik bakım ve onarımını yaptırır.

Fakülteye gelen ilan ve duyurulardan ilgilileri haberdar eder.

Fakülteye ile ilgili istatistiklerin derlenmesini ve güncellenmesini sağlar.

Fakülte tarafından düzenlenen tören, toplantı vb faaliyetlerin en iyi şekilde yapılması için katkı sağlar.

Öğrenci işleri, kütüphane gibi birimlerin düzenli çalışmasını; bütün malzeme ve materyallerin temini ve kullanılmasına kadar geçen işleyişi yönetir.

Fakülteye alınacak akademik personelin sınav işlemlerinin takibi ve sonuçlarının Rektörlüğe iletilmesini sağlar.

Fakülte personelinin özlük haklarına ilişkin uygulamaları takip eder.

İdari personelin sicil işlemlerini yürütür.

Muhasebe bölümünden gelen her türlü evrakı kontrol eder.

Personelin izin ve sağlık raporlarını takip ederek yasal prosedürleri uygular.

Öğrenci ve personelden gelen dilekçeleri ilgili yerlere yönlendirir ve gerekeni yapar.

Fakülte’nin demirbaş malzeme ihtiyaç ve kullanım listelerini yapmak ve takibini sağlamak, ihtiyaç duyulan malzemelerin temini için işlemleri izlemek.

Resmi evrakları tasdik etmek İmza, Mühür ve Aslı Gibidir yapmak.

ÖĞRENCİ İŞLERİ SORUMLULUK ALANI

- Öğrenci Kontenjanları Belirleme

- Kesin Kayıtları tamamlamak

- Ek Kontenjan Kayıtlarını yapmak

- Öğrenci Özlük Dosyalama işlemlerini yürütmek

- Kütük Defterleri İşlemleri tutmak

- Ders Kayıtları takip etmek

- Harçların takibi yapmak

- Yatay Geçişler işlemlerini yapmak

- Dikey Geçişler işlemlerini yapmak

- Muafiyetler işlemlerini tamamlamak

- Burs ve Krediler işlemlerini tamamlamak

- Danışman Atama işlemlerini tamamlamak

- Devamsız Öğrenci Tespiti yapmak

- Kayıt Alma işlemlerini tamamlamak

- İlişik Kesme işlemlerini tamamlamak

- Tebligat işlemlerini tamamlamak

- Disiplin işlemlerini tamamlamak

- Sınavlar işlemlerini tamamlamak

- Kararlar işlemlerini tamamlamak

- Mezuniyet işlemlerini tamamlamak

- Diploma işlemlerini tamamlamak

- Lisans Tamamlama öğrencilerinin intibaklarını yapmak

- Lisans Öğrenimini Tamamlayamayanların Onlisans Programlarına İntibakı yapmak

- Sınavların Değerlendirilmesi yapmak

- % 10 Giren Öğrenci işlemlerini tamamlamak

- Yüksek onur Onur Belgesi düzenlemek

- Askerlik Tecil işlemlerini tamamlamak

- Sosyal Faaliyetler işlemlerini tamamlamak

- Azami Öğretim Süresi uygulamak

- Başarı Oranları düzenlemek

- Öğrenci Af Kanunu uygulamak

- Erasmus işlemlerini yürütmek

- Farabi işlemlerini yürütmek

- DÜADEKK işlemlerini yürütmek

- Öğrenci Otomasyon Sistemi düzgün kullanmak

- Otomasyon Birim Koordinatörlüğü sürekli işbirliği yapmak

- Akademik Takvim düzenleyip uygulamak

- İstatistikler çıkarmak ilgili birimlere sunmak

- Öğrenci İşlerine ait tüm işleri takip etmek

- Öğrenci İşlerinin tüm yazışmaları yapmak

- Fakülte Sekreterinin vereceği diğer işler yapmak

- Öğrenci İşleriyle ilgili tüm işlerden sorumlu tutulmak

- Öğrenci Belgesi düzenleyip öğrenciye vermek

- Fakülte Sekreterinin vereceği diğer görevler

 

PERSONEL VE YAZI İŞLERİ SORUMLULUK ALANI

Bölüm Sekreterliği

- Bölüme gelen –giden evrak kayıtlarını ve evrakların takibi yapmak

- Bölümün ve Anabilim Dalı yazışmaları yapmak

- Rektörlük yazışmalarını yapmak

- Rektörlükten gelen yazıların kayıtlarını tutmak

- Valilik ve Belediye yazışmaları yapmak

- MEB Milli Eğitim yazışmalarını yapmak

- Bilimsel Araştırma Projeleri işlemlerini yapmak

- Yüksek Öğretim Kurulu yazışmaları ve Yükseköğretim Kurulu Karar.(YÖK)

- Diğer Üniversiteler ve Fakülte Yazışmaları

- Mediko Sosyal (Geçici İşçi) yazları

- İdari ve Mali -Strateji Geliş.Daire Bşk. lığı ödenekler satınalma-mutemet yazışmaları

- Senato Davetiye, Senato Kararları

- Çeşitli Kurum yazışmaları

- TÜBİTAK Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu

- ÖSYM Üniversiteler Arası Kurul yazışması

- Üniversite Yönetim Kurulu Davetiye

- Üniversite Yönetim Kurulu Kararları

- Personel Yazışmaları

- Vekâlet ve İta Amirliği

- Akademik – İdari Personel – Personel Atamaları

- Özlük İşlemleri

- Görev Süreleri

- Görevlendirme

- İzinler

- Siciller

- Fakülte Sekreterinin vereceği diğer görevler

 

Gelen ve Giden Evrak

- Evrakların Kayıtları sayı verilmesi

- Evrakların dosyalanması ve takibi

- Giden Evrak

- Evrakların Kayıtları sayı verilmesi

- Havale edilen yazıların takibi

- Evrakların dosyalanması ve

- Posta işlemleri

 

HESAP İŞLERİ SORUMLULUK ALANI

Demirbaş İşlemleri

Dekanlığa ait tüm demirbaşların kayıtları, takibi ve kontrolünü yapmak

Fakültemizin donatımla ilgili taleplerini, malzemelerini, kırtasiye depo-ambar malzeme ihtiyaçlarını belirlemek ayniyat demirbaş ile ilgili işlemleri yürütmek, alınan demirbaş kayıtlarını ve takibini yapmak dağıtımının bilgisayar ortamında programa girişlerini dağıtımının işlenmesini Taşınır İşlem Fişini düzenlemek

Gerçekleştirmek görevlisine sunmak

Harcama yetkilisinin onayı

Mutemet olurları

Diğer onay ve olurlar

Fakülte Sekreterini verece diğer görevler

Satın Alma işlemlerini yürütmek

- Harcama Yetkilisinin oluruna sunma

- Teklif mektuplarını hazırlama

- Teklif mektuplarını karşılaştırma

- Sipariş verme

- Siparişlerin sözleşmeye uygunluğunun kontrolünü yapmak

Ek ders ücret formlarını doldurmak

- Ek ders formlarının kontrolü

- Aylık puantajları hazırlama

- Aylık puantajları hazırlama

Yolluklar İşlemlerini yürütmek

- Geçici Görev Yolluğunu hazırlamak

- Kongre-Seminer Yolluğu

- Jüri Üyeliği Yolluğu

- Sürekli Görev Yolluğu

- Nakil Evraklarının Kontrolü

- Sevk Evraklarının kontrolü

Maaşlar

-Özlük Haklarındaki Değişiklerin Kontrolü

Evrak Takip

-Tahakkuk Servisine ait matbu evrak ve form örnekleri

Bütçe

- Bütçe hazırlıkları

- Nakit ve Diğer Ödeme Evraklarının Hazırlaması

- Teslim Alma

- Otomasyon işlerini yürütmek

- Ödeme Emirlerini düzenlemek

- Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve İdari ve Mali işler Daire Başkanlığı ile irtibata geçmek

- Fakülte Sekreterinin verece diğer görevleri yapmak

 

KÜTÜPHANE İŞLERİ VE SORUMLULUK ALANI

-Merkez kütüphanede uygulanan tüm kuralları aynen uygular.

-Öğrencilere kütüphane kartı düzenlemek

-Abone olunan sanal sitelere erişimde, öğrencilere yol gösterir.

-Kütüphanedeki her türlü materyalin güvenliğini sağlar.

-Fakültemiz personeli ve öğrencilerinin talebi üzerine kitap ödünç verme işlemlerini yapar ve gereğini takip eder.

-Kütüphane ortamını düzen ve huzur içinde tutar.

-Kütüphanedeki bilgisayarlardan ve internetten öğrencilerin yaralanmasını sağlar

-Kitapların Kayıtlarını yapmak

-Gelen Kitapların tasnifini yapmak

-Öğrencilerin kitaplardan yararlanmasını sağlamak

-Kütüphaneden öğrencilerin çalışması için gerekli olan ortamı sağlamak

-Öğrencilerin İnternetten yararlanmasını ve çıktı almasını sağlamak.

-Öğrencilerin Kütüphane kitapları için fotokopi makinesinden yararlanmasını sağlamak

-Kütüphanedeki bilgisayarlardan ve internetten öğrencilerin yaralanmasını sağlamak

-Fakülte Sekreterinin vereceği diğer işleri yapmak

 

ARŞİVLEME İŞLEMLERİ

Malzemenin kurum arşivinde yerleştirilmesi

Kurum arşivine devredilen malzeme, birimler için ayrılan bölümlerde, teşekkül ettiği düzen bozulmadan aslî düzeni içerisinde yerleştirilerek muhafaza edilir.

Kurum Arşivinde Yapılacak İşlemler

1- Devir-Teslim Alma

2- Arşive Yerleştirme (Raflarda sol üst köşeden soldan sağa, gözlerde yukarıdan aşağıya)

3- Depo Yerleşim Planı

4- Koruma Muhafaza

5- Arşivden Faydalanma Hizmeti (31.03.2002 tarih ve 3681 sayılı B.K.K.)

6- Ayıklama-İmha (10-14 yıl) Fiilen rolü bulunmayan evrak

7- İmha Listeleri (DAGM’nin onayıyla)

8- Aidiyet Damgası

9- Gizlilik Kaldırma

10- Tasnif (DAGM’nin 29.12.2003 tarih ve 5129 sayılı yönetmeliği)

11- Envanter

- Analitik (Belgeler tek tek)

- Nümerik (Dosyalar tek tek)

12- Devir-Teslim Etme (DAGM’ye)

13- Denetim

Kurum Arşivinde Yapılacak Ayıklama ve İmha İşlemleri

Merkez teşkilatı birim arşivlerinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurum arşivinde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

Delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin, imhasına kurum bünyesinde kurulacak "Ayıklama ve İmha Komisyonları"nca karar verilir.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili

Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonları, çeşitli sebeplerle, zamanında kurum arşivine intikal ettirilmemiş olup, muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutup, arşivlik malzemeyi kurum arşivine intikal ettirirler.

Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında, kurum arşivinden görevlendirilecek iki memur ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili birimin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu birimin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden oluşacak 5 kişilik bir “Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu" üniversitelerde Rektör onayı ile kurulur.

BASKI- TEKSİR- FAX VE FOTOKOPİ MAKİNASI

Baskı Makinesi varsa

-Sınav soruları gizlilik içinde bastırmak

-Fotokopi çekimi yapmak

-Fax Çekimi yapmak

-Matbu Formlar düzenlemek

-Fakülte Sekreterinin vereceği diğer işler yapmak

 

TEKNİK İŞLER

Bilgisayar ve internet donanım

- Eğitim Araç ve Cihazlarının Koruma ve Takibi yapmak

- Makine ve Mekanik Donanım işlerini yapmak

- Telefon Hat ve Donanımı işlemlerini yapmak

- Elektrik Donanımı yapmak

- Bakım ve Onarım işlerini yapmak

- Jenratoru çalıştırmak

- Kalorifer işlerini yürütmek

 

Özel Kalem Sekreterliği

-Fakültemiz Dekanının programının takibini yapmak

-Telefonlarına bakmak

-Fax işlemlerini yürütmek

-Randevuların ayarlanması yapmak

-Makama imzaya çıkan yazışma ve evrakın takibi yapmak

-Kurul Kararlarının yazılmasını sağlamak

-Dekanın ve Fakülte Sekreterinin vereceği diğer işler.

 

Bölüm Sekreterliği  

-Fakültemiz Bölümlerinin yazışmalarını takip etmek

-Bölüm başkanlığından, Dekanlık makamına ve ilgili makamlara yazışmaları yapar

-Ders programı ve sınav programı için gerekli verileri Bölüm Başkanına ulaştırır.

-Öğretim elemanlarına ders ve sınav programlarını duyurur.

-Öğretim elemanı mazereti nedeniyle zamanında yapılamayacak dersler için gerekli duyuruları hazırlar ve duyurur. Bölüm başkanınca tespit edilen ve mazeret bildirmeksizin ders yapmayan öğretim elemanlarına ilişkin durumu dekana bildirmek üzere yazı hazırlar.

-Akademik takvime uygun olarak öğrencilerin internet ortamında ders kaydına esas olacak şekilde, dönem başlarında her program için ders ve her ders için hoca bilgilerini web ortamında yapar.

-Öğrenci danışmanları için danışmanlık yapacakları öğrencilerin listesini web ortamında hazırlar.

-Bölüm Başkanının ve Fakülte Sekreterinin vereceği diğer işler.

 

SİVİL SAVUNMA

Savaşta ve afetlerde halkın can ve mal kaybını en aza indirme amacını güden ve top yekün savunmanın en önemli unsurlarından biri olan Sivil Savunma Teşkilat ve Hizmetlerini düzenleyen 7126 Sayılı Sivil Savunma Kanununda;

a) Savaş zamanı halkın can ve mal güvenliğinin sağlanması

b) Tabii afetlerde can ve mal kurtarma,

c) Büyük yangınlarda can ve mal kaybını azaltma,

d) Yok olmaları ve çalışamaz hale gelmeleri durumunda yaşamı büyük ölçüde etkileyecek olan resmi ve özel müessese ve tesislerin korunması, onarılması ve yenilenmesi,

e) Savaş zamanında her türlü savunma gayretlerinin sivil halk tarafından desteklenmesi,

f) Cephe gerisi moralin kuvvetlendirilmesi, olarak belirlenmiştir.

Bu tedbir ve faaliyetlerin esasları düzenlenmiştir.

Ancak şunu unutmamak gerekir ki nitelik olarak sivil savunma;

1. Silahsız,

2. Koruyucu,

3. Kurtarıcı, önlem ve faaliyetler bütünüdür.

a) Sivil savunma planlarını hazırlamak,

b) Bunlara bağlı veya denetlemelerine tabi daire, müessese ve teşekküllerin sivil savunma planlarını hazırlatmak;

c) İlgililerle de işbirliği halinde planlanan işlerin gerçekleştirilmesini, değişiklik ve yeniliklerinin işlenmesini, icabında uygulanmasını takip ve tedvirini sağlamak,

d) Gerekli sivil savunma tesis, malzeme ve teçhizatının tedarik ve teminini, mevcutların bakım ve korunmalarını takip etmek,

e) Sivil savunma ekiplerinin kuruluş ve eğitimlerini yaptırmak,

f) Sivil savunma hizmetleri için lüzumlu ödeneklerin bütçeye konulmasını; konulanların sarf yerlerini teklif, tespit ve takip etmek,

g) Çalışma raporlarını hazırlamak

h) Sivil savunma mevzuat, yayın ve emirlerini devamlı surette izlemek, incelemek ve bunların gereklerinin bulundukları daire, müessese ve fabrikalarda uygulanmasını teklif, tavsiye ve takip etmek, başlıca görevleridir.

 

KORUMA VE GÜVENLİK GÖREVLİLERİ GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI

-Koruma ve Güvenlik görevlilerinin genel olarak görev ve yetkileri şunlardır:

-Nöbet noktalarında bulunan talimatları yerine getirmek.

-Nöbet hizmetinde kullanılan malzeme, teçhizat ve eşyaların her zaman çalışır vaziyette olmasını sağlamak.

-Gerektiğinde fazla mesaiye gelmek

-Görevli olduğu alana girenlere kimlik kontrolü yapmak

-Görev alanındaki her türlü arıza, aksaklık ve olay ile ilgili form, tutanak vs. düzenlemek ve Amirlerine bilgi vermek.

-Görevi süresince olabilecek her türlü gelişmeye karşı hazır halde bulunmak.

-Yangın vakalarında vardiyalı nöbet çizelgesindeki ismen belirlenen kurtarma ekibi ile birlikte yangın alarmı verilen bölgeye gitmek, öncelikle yangın alanında kalan personeli tahliye etmek ve “İlk Yardım” ekibine teslim etmek, Kurtarma işlemini öncelik sırasına göre yapmak (Malzemeler üzerine yapıştırılmış kurtarma önceliğini belirten etiketlere göre kurtarma yapılır), Yangın ofislerde ise, ofis çalışanlarının göstereceği öncelik sırasına uymak, mesai dahilindeki kurtarma işlemleri, mahalli itfaiye kurtarma ekibi ile koordineli olarak yürütmek, Kurtarılan malzemelerin yüklendiği araçların tahliye bölgesine götürülmesini denetlemek, kurtarma esnasında yangın çıkış nedeni tespit etmeye çalışmak ve sabotaj belirtilerinde delilleri koruma altına almak, kurtarılan değerli malzemeleri kayda geçirmek

-Deprem vakalarında hasar gören binalara girişi engellemek, binada mahsur kalanlar varsa kurtarma ve ilk yardım ekiplerine görevlerini yerine getirecekleri güvenlik ortamını hazırlamak.

-Nizamiye kapılarından yerleşkeye giren ve çıkan araçların denetimini yapmak, Rektörlükçe “Araç Giriş Kartı” tanzim edilmeyen araçların girişini geçerli bir kimlik kartı almak suretiyle “Ziyaretçi” statüsünde girişine izin vermek,

-5188 Sayılı Kanun'daki görev ve yetkileriyle ilgili Görev Talimatı'nı yanında bulundurmak ve gereğini yerine getirmek.

-5188 Sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun'un 7. Maddesi'nde ifade edilen tüm bentlere uygun hareket etmek.

-Bağlı olduğu hiyerarşi içinde üst yöneticiler tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

 

HİZMETLİLERİN SORUMLULUK ALANI

İdari Binanın ve Akademik çalışma ofislerin temizliğini yapmak

Dekanlık makamının temizliğini yapmak

Dekan Yardımcılarının odalarının temizliğini yapmak

Akademik personel çalışma bürolarını temizlemek

Fakülte Sekreterliği çalışma bürosunu temizlemek

İdari personelin çalışma bürolarını temizlemek

Binanın çevre temizliği yapmak

Tüm dersliklerin temizlik ve bakımını yapmak

Kütüphane, internet odası ve laboratuarların temizliğini yapmak

Fakülte Sekreterinin vereceği diğer işler yapmak

 

 

Bağlantılar Süreli Yayınlar
© 2012-2015 Dicle Üniversitesi.